Documentos necesarios para tramitar una herencia

Antes de firmar documentos en una notaría o pedir cita en un banco, necesitas un puñado de certificados oficiales. Sin ellos, ningún trámite avanza: ni el notario puede darte copia del testamento, ni el banco libera el saldo de las cuentas, ni Hacienda te deja liquidar el impuesto.

La buena noticia es que la lista es finita y previsible. En este artículo tienes qué documento pedir, dónde se solicita, cuánto tarda y qué coste tiene. Si quieres ver el proceso completo de principio a fin, consulta primero cómo tramitar una herencia en España paso a paso.

Toda herencia arranca con tres certificados. Son el punto de partida obligatorio, independientemente de si hay testamento, de cuántos herederos seáis o de qué bienes deje el fallecido.

Certificado de defunción

Lo expide el Registro Civil del municipio donde se produjo el fallecimiento. En la práctica, suele tramitarlo la funeraria en las primeras horas, pero también puedes solicitarlo tú directamente, de forma presencial o a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia.

Pide varios ejemplares originales desde el principio. Te los van a exigir el banco, la notaría, el Ayuntamiento y el Registro de la Propiedad, y no siempre aceptan fotocopias.

Un detalle que provoca muchos viajes en balde: no todos los certificados de defunción sirven igual. El Registro Civil expide dos modalidades principales y solo una es la adecuada para una herencia.

Certificado literal: copia íntegra de la inscripción registral. Recoge los datos completos de identidad del fallecido, el hecho del fallecimiento y las anotaciones marginales del asiento. Es el que piden notarías, bancos y aseguradoras.
Certificado en extracto: resumen con los datos esenciales. Existe en versión ordinaria, bilingüe (en comunidades con lengua cooficial) y plurilingüe o internacional, esta última para surtir efecto en países firmantes del Convenio de Viena de 1976.

La regla práctica es sencilla: pide siempre el literal. Nunca te lo rechazarán donde bastaría un extracto, mientras que el extracto sí puede rechazarse en trámites sucesorios y notariales.

Si el fallecido residía en el extranjero o tenía bienes fuera de España, comprueba además si necesitas la modalidad plurilingüe o la apostilla de La Haya. Advertirlo en el momento de la solicitud te ahorra tener que repetir el trámite semanas después.

Certificado de actos de última voluntad

Este es el documento clave: te dice si el fallecido otorgó testamento y, si es así, ante qué notario y en qué fecha. Lo expide el Registro General de Actos de Última Voluntad, dependiente del Ministerio de Justicia.

Dos cosas importantes:

No se puede solicitar hasta pasados 15 días hábiles desde la fecha de defunción, según el procedimiento del Registro General de Actos de Última Voluntad.
Se pide con el modelo 790 (código 006), previo pago de una tasa. Puede tramitarse online con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve, por correo postal o de forma presencial en las Gerencias Territoriales de Justicia.

Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento

Se solicita con el mismo modelo 790, en la misma gestión que el certificado de últimas voluntades, y está sujeto al mismo plazo de espera de 15 días hábiles. Te indica si el fallecido tenía contratado algún seguro de vida y con qué compañía, algo que muchas familias desconocen y que puede quedar sin cobrar si nadie lo pide.

Consejo práctico: solicita los dos certificados (últimas voluntades y seguros) en el mismo trámite. No cuesta más y te ahorras una segunda gestión.

Si hay testamento: qué pedir a continuación

Cuando el certificado de últimas voluntades confirma que existe testamento, el siguiente paso es acudir a la notaría donde se otorgó y solicitar la copia autorizada del testamento. Solo se entrega a quien acredite tener un interés legítimo —normalmente, los propios herederos— presentando el certificado de defunción, el de últimas voluntades y su DNI.

Si el notario que autorizó el testamento se ha jubilado o ha fallecido, el protocolo pasa a otro notario del mismo distrito o al Colegio Notarial correspondiente, que puede indicarte dónde localizarlo.

Si no hay testamento: la declaración de herederos abintestato

Si el certificado de últimas voluntades indica que no hay testamento, no hay atajo: hace falta tramitar una declaración de herederos abintestato ante notario, que determina quiénes heredan por ley y en qué proporción. Este trámite exige documentación adicional que no hace falta si hay testamento, detallada en el siguiente apartado.

Si quieres profundizar en quién hereda y en qué orden cuando no hay testamento, tienes el desarrollo completo en herencia sin testamento: quién hereda y en qué orden.

Documentos de identidad y parentesco que suelen exigir bancos y notaría

DNI/NIE del fallecido y de los herederos

Se pide en prácticamente todas las gestiones: notaría, bancos, Registro de la Propiedad y Hacienda. Si algún heredero es menor de edad o está incapacitado, puede ser necesaria representación legal adicional.

Libro de familia o certificados de nacimiento/matrimonio

Este bloque es imprescindible si no hay testamento, porque es la prueba documental del parentesco que sustenta la declaración de herederos:

Libro de familia del fallecido, o certificado de nacimiento de cada heredero si no existe.
Certificado de matrimonio del cónyuge viudo, o certificado de fe de soltería si no lo hubo.
Certificado de defunción de cualquier heredero que también haya fallecido, para acreditar la transmisión a sus propios descendientes.

Documentación de los bienes de la herencia

Una vez resuelto quién hereda, hace falta acreditar qué hay que repartir. Esta parte no tiene plazo de espera: puedes ir reuniéndola desde el primer día.

Inmuebles: escrituras, notas simples e IBI

Escritura de propiedad de cada vivienda, local o terreno.
Nota simple actualizada del Registro de la Propiedad, que confirma titularidad y cargas.
Último recibo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), que suele usarse como referencia de valor catastral.

Cuentas bancarias, seguros y vehículos

Certificado bancario de saldos a fecha de fallecimiento, que debes solicitar en cada entidad presentando el certificado de defunción.
Pólizas de seguros de vida o accidentes, si el certificado del Ministerio de Justicia confirmó su existencia.
Permiso de circulación y ficha técnica de cualquier vehículo a nombre del fallecido.

Cuánto cuesta reunir toda la documentación

Los certificados oficiales son baratos; lo que encarece el proceso son las gestiones notariales y registrales posteriores. Un ejemplo orientativo:

Concepto	Coste aproximado
Certificado de defunción	Gratuito
Modelo 790 (últimas voluntades + seguros)	3,86 € por certificado en 2026 (tasa 006, Ley 53/2002)
Copia autorizada del testamento	Variable según notaría, suele rondar 30-60 €
Nota simple registral (por finca)	Aproximadamente 9-15 €
Certificados bancarios de saldo	Gratuitos en la mayoría de entidades

Estos importes son orientativos y no incluyen la declaración de herederos abintestato ni la escritura de partición, que dependen de arancel notarial y del valor de la herencia.

Orden recomendado para no perder tiempo

Pide el certificado de defunción (o recógelo de la funeraria).
Solicita en el mismo trámite el certificado de últimas voluntades y el de seguros con el modelo 790.
Mientras esperas esos 15 días hábiles, reúne DNI, libro de familia y documentación de bienes (escrituras, saldos bancarios, IBI).
Con el certificado de últimas voluntades en mano, acude a notaría a por la copia del testamento o inicia la declaración de herederos.
Con todos los documentos, contacta con notaría para valorar y repartir la herencia.
Presenta el Impuesto de Sucesiones dentro del plazo de seis meses desde el fallecimiento.

Cinco errores frecuentes al reunir la documentación

La mayoría de retrasos en una herencia no vienen de un problema legal complicado, sino de un papel mal pedido. Estos son los tropiezos que más se repiten.

1. Pedir un solo ejemplar del certificado de defunción

Cada organismo se queda con el suyo. Si solo tienes uno, tendrás que volver a solicitarlo cada vez que un banco o una notaría lo retenga. Pide varios de entrada.

2. Solicitar el certificado de últimas voluntades antes de tiempo

Antes de los 15 días hábiles la solicitud se rechaza y pierdes la tasa abonada. Marca la fecha en el calendario y aprovecha la espera para el resto de documentos.

3. Olvidar el certificado de seguros

Se pide en el mismo modelo 790, pero mucha gente solo marca la casilla de últimas voluntades. Es la vía por la que quedan sin cobrar pólizas de vida que nadie sabía que existían, incluidas las vinculadas a hipotecas.

4. Dar por hecho que no hay testamento

Que la familia no tenga constancia de un testamento no significa nada. El único documento que lo acredita es el certificado de últimas voluntades, y hay casos en los que aparece uno otorgado décadas atrás.

5. Reunir la documentación de bienes al final

Escrituras, recibos del IBI y certificados de saldo no dependen de ningún plazo de espera. Dejarlos para el último momento estrecha el margen frente al plazo de seis meses del Impuesto de Sucesiones.

Conclusión

Tramitar una herencia empieza siempre por el mismo punto: certificado de defunción, certificado de últimas voluntades y certificado de seguros de cobertura de fallecimiento. A partir de ahí, el camino se bifurca según haya testamento o no, pero el resto de documentos —identidad, parentesco y acreditación de bienes— son los mismos en casi todos los casos.

Reunir estos documentos para tramitar una herencia en el orden correcto es lo que marca la diferencia entre resolver el proceso en unas semanas o alargarlo meses por idas y venidas a organismos que ya tenías a mano. Guarda esta lista como checklist y ve marcando cada documento a medida que lo consigas.

Si quieres ver cómo encajan estos documentos en el proceso completo, desde el primer trámite hasta la inscripción final de los bienes, tienes la guía entera en cómo tramitar una herencia en España paso a paso.

Qué hacer ahora

Solicita hoy mismo el certificado de defunción si aún no lo tienes.
Rellena el modelo 790 y pide a la vez últimas voluntades y seguros.
Aprovecha la espera de 15 días para localizar escrituras, cartillas bancarias e IBI.
Llama a los bancos donde el fallecido tuviera cuentas para pedir el certificado de saldos.
Reserva cita con notaría en cuanto tengas el certificado de últimas voluntades.

Preguntas frecuentes

¿Puedo empezar a tramitar la herencia sin el certificado de últimas voluntades?
Puedes reunir documentación de bienes mientras esperas, pero no puedes pedir copia del testamento ni iniciar la declaración de herederos hasta tenerlo.

¿Cualquier heredero puede pedir estos certificados o hace falta que vayan todos juntos?
El certificado de defunción y el de últimas voluntades puede solicitarlos cualquier persona con interés legítimo, sin necesidad de que comparezcan todos los herederos a la vez.

¿Qué pasa si no encuentro las escrituras de un inmueble?
Puedes pedir una nota simple en el Registro de la Propiedad usando la referencia catastral o la dirección; no es imprescindible conservar el papel original.

¿Los certificados caducan?
El de últimas voluntades y el de seguros no tienen caducidad legal fijada, pero notarías y bancos suelen pedir que tengan pocos meses de antigüedad. Verifica el criterio de cada entidad.

¿Necesito todos estos documentos si la herencia es muy pequeña?
Sí, los certificados básicos son necesarios en cualquier herencia. Lo que cambia según el volumen de bienes es la complejidad de la documentación de activos, no la de identidad y parentesco.

NOTA: Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un notario, abogado o gestor especializado. Verifica siempre plazos, tasas y requisitos en las fuentes oficiales antes de iniciar cualquier trámite.